Ces dernières années, les petites et moyennes entreprises sont de plus en plus concernées par les téléprocédures. Qu’il s’agisse d’obligations légales ou de la recherche volontaire de gains de productivité, de nombreuses déclarations ainsi que les paiements associés sont susceptibles d’être dématérialisés.

Il m’a paru utile de faire le point sur les différentes possibilités de télédéclarer, et de préciser leur utilisation effective au sein de mon cabinet.

Les téléprocédures

Les principales téléprocédures sont actuellement les suivantes :

• en matière sociale :
  • DUCS : déclaration unifiée des données sociales (remplaçant les bordereaux de charges sociales trimestriels ou mensuels adressés aux organismes sociaux : urssaf, pôle emploi, caisses de retraite, de prévoyance, de congés payés),
  • DADS-U : déclaration automatisée des données sociales unifiée (déclaration annuelle des salaires vers tout ou partie des organismes sociaux et autres : urssaf, pôle emploi, caisses de retraite et de prévoyance, de congés payés, impôts...),
• en matière fiscale :
  • TéléTVA : déclaration dématérialisée de la TVA,
  • TDFC : transmission des données fiscales et sociales (liasse fiscale).

Leurs avantages

Ils sont nombreux :

• gains de productivité (moins de papier, suppression des ressaisies ou calculs automatiques, réduction des coûts de gestion liés à l’envoi et à l’archivage...),
• meilleure sécurité liée à la disparition de l’aléa postal et à l’avantage d’accusés de réception électroniques (suppression des risques de pénalités pour déclaration ou règlement tardifs),
• gains de trésorerie de quelques jours, grâce au télérèglement à l’échéance,
• délai supplémentaire (15 jours supplémentaires pour la TDFC par rapport à la liasse fiscale papier, par exemple),
• absence de pénalités spécifiques pour non-recours aux téléprocédures (en matière de TéléTVA, la pénalité est ainsi de 0,20% de la TVA due avec un minimum de 60€, pour chaque déclaration papier).

Les différents modes déclaratifs

Les téléprocédures sont réalisées selon deux modes :

• le mode EFI (échange de formulaires informatisé), bien connu des entreprises contraintes d’adopter la TéléTVA depuis 2007 : c’est le mode le plus simple mais procurant le moins de gains de productivité, qui consiste (après adhésion et mise en place d’un certificat électronique pour sécuriser la procédure) à saisir chaque mois, en ligne, la déclaration et le paiement correspondant,

• le mode EDI (échange de données informatisées), qui consiste à transmettre sans ressaisie les éléments, sous la forme d’un fichier contenant l’ensemble des renseignements (bases, taux, taxes ou cotisations, ainsi que les éléments bancaires permettant à l’organisme d’effectuer le prélèvement à l’échéance).

Voici quelques précisions sur l’utilisation des téléprocédures au sein de mon cabinet.

Déclarations fiscales annuelles « TDFC »

Depuis les comptes annuels clos le 31 décembre 2008, le cabinet a systématisé l’utilisation de cette voie déclarative EDI, afin notamment de réaliser des gains de productivité et d’éviter à ses clients la fastidieuse corvée de l’envoi en recommandé de la liasse fiscale. Cette procédure n’est toutefois obligatoire que pour les entreprises dépassant un chiffre d’affaires de 15 millions d’€ HT, ou utilisée par les centres de gestion agréés lorsque le cabinet ne réalise pas la TDFC.

Déclarations fiscales périodiques « TéléTVA »

Les clients du cabinet actuellement soumis à l’obligation, c’est à dire ayant dépassé le seuil de 760.000€ HT, réalisent généralement eux-mêmes leurs déclarations sur le portail déclaratif des impôts, suivant le mode EFI.

Compte tenu des baisses progressives des seuils de chiffre d’affaires (500.000€ HT le 1er octobre 2010, 230.000€ HT le 1er octobre 2011), et de la généralisation au 1er octobre 2012 pour les entreprises soumises à l’IS, beaucoup plus de clients seront concernés.

Le cabinet se tient d’ores et déjà prêt à les assister, soit en les aidant à s’inscrire au service TéléTVA et à mettre en place le certificat électronique, soit en réalisant pour leur compte les télédéclarations à la norme EDI, par envoi direct de fichier.

Déclarations sociales annuelles « DADS-U »

Le cabinet utilise ce mode déclaratif depuis plusieurs années, même si cette déclaration à la norme EDI n’est pour le moment pas à destination de tous les organismes (notamment des caisses de retraite).

Déclarations sociales périodiques « DUCS »

Le cabinet met en place progressivement ces déclarations mensuelles ou trimestrielles selon le mode EDI.

Les organismes concernés sont les suivants :

• Urssaf : l’utilisation des DUCS est obligatoire depuis 2009 pour les entreprises ayant déclaré plus de 150.000€ de cotisations à cet organisme en 2008. Le cabinet incite également l’ensemble de ses clients non concernés par l’obligation à dématérialiser leurs déclarations, suivant le mode EDI, dès que possible.
• Pôle emploi : le recouvrement des cotisations de cet organisme sera transféré à l’URSSAF le 1er janvier 2011. Sauf demande expresse de ses clients, le cabinet ne prévoit donc pas de dématérialiser ses déclarations avant cette échéance.
• autres caisses : la dématérialisation suivant le mode EDI étant pour l’instant plus complexe, les évolutions se feront progressivement.

Les DUCS permettent les plus importants gains de productivité :

• plus de nécessité de transmettre les bordereaux de cotisation au cabinet,
• plus de doubles délais postaux à respecter (ou d’envoi par fax avec la nécessité de recopier),
• plus de chèque bancaire à rédiger,
• plus d’envoi de courrier,

et ceci, plusieurs fois dans l’année.