Durée de conservation des archives

L’archivage est aussi consommateur d’espace et d’énergie que vital, parfois, pour la pérennité de l’entreprise.

Les délais pendant lesquels les différents documents doivent être conservés sont multiples et très variables, étant définis par des textes allant du Code Civil au Code de Commerce, en passant par le Livre des Procédures Fiscales. Par exemple, selon un décret de 2008, une facture doit être conservée 3 ans ; mais le droit de communication dont bénéficie l’administration fiscale implique de les conserver 6 ans... et en matière comptable ce délai ressort à 10 ans !

Une loi du mois de juin 2008 a entraîné un certain nombre de modifications, liées à la réduction des délais de prescription, et l’on pourrait assister, très progressivement, à une certaine homogénéisation, dans le sens du raccourcissement des durées de conservation, dans les années qui viennent.

En attendant, il m’a semblé utile de constituer des tableaux synthétiques, par type de documents.

Documents juridiques

TypologieDélai légalTexte de référenceDélai conseillé
Statuts, pièces constitutives ou modificatives d’une société commerciale, mouvements de titres 5 ans après radiation du RCS Article 2224 du Code Civil illimité
Registres des Procès-verbaux d’assemblées, conseils d’administration 5 ans à compter du dernier PV Article 2224 du Code Civil illimité
Convocations, feuilles de présence et pouvoirs 3 ans à compter de la date de la réunion Article L.235-9 du Code de Commerce -
Rapports du gérant ou du conseil, rapports des Commissaires aux Comptes 3 ans à compter de la date de l’assemblée les approuvant Article L.235-9 du Code de Commerce illimité
Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers 30 ans à compter de la cession du bien Article 2227 du Code Civil -
Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) 10 ans à compter de la clôture Article L.123-22 du Code de Commerce illimité (besoins de reconstitution de l’historique)

Documents comptables et fiscaux

TypologieDélai légalTexte de référenceDélai conseillé
Livres et registres légaux 10 ans à compter de la clôture Article L.123-22 du Code de Commerce illimité (besoins de reconstitution de l’historique)
Documents justifiant le paiement des impôts et taxes 6 ans Articles L.102B, L.169, L.169A et L.176 du Livre des Procédures Fiscales -
Factures, autres pièces justificatives 10 ans à compter de la date d’émission Article L.123-22 du Code de Commerce -
Extraits de comptes bancaires, chéquiers, autres titres de paiement 6 ans à compter de leur établissement Article L.110-4 du Code de Commerce, articles L.102B, L.169, L.169A et L.176 du Livre des Procédures Fiscales -

Documents commerciaux

TypologieDélai légalTexte de référenceDélai conseillé
Correspondances commerciales 5 ans à compter de la date de réception ou de l’expiration des engagements contractuels Article L.110-4 du Code de Commerce -
Bail commercial 5 ans à compter de la fin du bail Article L.110-4 du Code de Commerce -
Autres contrats 5 ans Article L.110-4 du Code de Commerce -
Bons de commande et bons de livraison 5 ans Article L.110-4 du Code de Commerce 10 ans si produits en tant que justificatifs comptables

Documents relatifs au personnel

TypologieDélai légalTexte de référenceDélai conseillé
Registre unique du personnel 5 ans après le départ du salarié Articles L.1221-13 et R.1221-26 du Code du Travail -
Dossiers individuels : du contrat de travail à la lettre de démission ou de licenciement, accords collectifs - (non prévu par la loi) 10 ans à compter de l’expiration du contrat de travail ou de l’accord
Bulletins de paie, livre de paie, pièces comptables liées, déclarations sociales 5 ans Articles 2224 du Code Civil, L.3245-1 du Code du Travail, L.244-3 et L.244-11 du Code de la Sécurité Sociale illimitée (reconstitution de carrière)
Déclarations annuelles de données sociales 6 ans Article L.102B du Livre des Procédures Fiscales illimité
Dossiers d’accidents du travail 10 ans Article 2226 du Code Civil illimité