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Durée de conservation des archives
dimanche 8 novembre 2009
L’archivage est aussi consommateur d’espace et d’énergie que vital, parfois, pour la pérennité de l’entreprise.
Les délais pendant lesquels les différents documents doivent être conservés sont multiples et très variables, étant définis par des textes allant du Code Civil au Code de Commerce, en passant par le Livre des Procédures Fiscales. Par exemple, selon un décret de 2008, une facture doit être conservée 3 ans ; mais le droit de communication dont bénéficie l’administration fiscale implique de les conserver 6 ans... et en matière comptable ce délai ressort à 10 ans !
Une loi du mois de juin 2008 a entraîné un certain nombre de modifications, liées à la réduction des délais de prescription, et l’on pourrait assister, très progressivement, à une certaine homogénéisation, dans le sens du raccourcissement des durées de conservation, dans les années qui viennent.
En attendant, il m’a semblé utile de constituer des tableaux synthétiques, par type de documents.
Documents juridiques
| Typologie | Délai légal | Texte de référence | Délai conseillé |
| Statuts, pièces constitutives ou modificatives d’une société commerciale, mouvements de titres | 5 ans après radiation du RCS | Article 2224 du Code Civil | illimité |
| Registres des Procès-verbaux d’assemblées, conseils d’administration | 5 ans à compter du dernier PV | Article 2224 du Code Civil | illimité |
| Convocations, feuilles de présence et pouvoirs | 3 ans à compter de la date de la réunion | Article L.235-9 du Code de Commerce | - |
| Rapports du gérant ou du conseil, rapports des Commissaires aux Comptes | 3 ans à compter de la date de l’assemblée les approuvant | Article L.235-9 du Code de Commerce | illimité |
| Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers | 30 ans à compter de la cession du bien | Article 2227 du Code Civil | - |
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) | 10 ans à compter de la clôture | Article L.123-22 du Code de Commerce | illimité (besoins de reconstitution de l’historique) |
Documents comptables et fiscaux
| Typologie | Délai légal | Texte de référence | Délai conseillé |
| Livres et registres légaux | 10 ans à compter de la clôture | Article L.123-22 du Code de Commerce | illimité (besoins de reconstitution de l’historique) |
| Documents justifiant le paiement des impôts et taxes | 6 ans | Articles L.102B, L.169, L.169A et L.176 du Livre des Procédures Fiscales | - |
| Factures, autres pièces justificatives | 10 ans à compter de la date d’émission | Article L.123-22 du Code de Commerce | - |
| Extraits de comptes bancaires, chéquiers, autres titres de paiement | 6 ans à compter de leur établissement | Article L.110-4 du Code de Commerce, articles L.102B, L.169, L.169A et L.176 du Livre des Procédures Fiscales | - |
Documents commerciaux
| Typologie | Délai légal | Texte de référence | Délai conseillé |
| Correspondances commerciales | 5 ans à compter de la date de réception ou de l’expiration des engagements contractuels | Article L.110-4 du Code de Commerce | - |
| Bail commercial | 5 ans à compter de la fin du bail | Article L.110-4 du Code de Commerce | - |
| Autres contrats | 5 ans | Article L.110-4 du Code de Commerce | - |
| Bons de commande et bons de livraison | 5 ans | Article L.110-4 du Code de Commerce | 10 ans si produits en tant que justificatifs comptables |
Documents relatifs au personnel
| Typologie | Délai légal | Texte de référence | Délai conseillé |
| Registre unique du personnel | 5 ans après le départ du salarié | Articles L.1221-13 et R.1221-26 du Code du Travail | - |
| Dossiers individuels : du contrat de travail à la lettre de démission ou de licenciement, accords collectifs | - | (non prévu par la loi) | 10 ans à compter de l’expiration du contrat de travail ou de l’accord |
| Bulletins de paie, livre de paie, pièces comptables liées, déclarations sociales | 5 ans | Articles 2224 du Code Civil, L.3245-1 du Code du Travail, L.244-3 et L.244-11 du Code de la Sécurité Sociale | illimitée (reconstitution de carrière) |
| Déclarations annuelles de données sociales | 6 ans | Article L.102B du Livre des Procédures Fiscales | illimité |
| Dossiers d’accidents du travail | 10 ans | Article 2226 du Code Civil | illimité |
[mise à jour du 1/6/2023]
Un simulateur est disponible ici.
